İnternet

Şirketlerde Mail Yönetimi

19.8.2018
0Yorum
305Okunma

İş hayatında en önemli noktalardan biri iletişim becerileridir. Çalışanlar arasında en çok kullanılan iletişim kaynaklarından biri de bilgisayar ve akıllı cihazlarda kullandığımız elektronik posta (e-mail) yoludur.

Kurumsal E-mail yazma şirket içi iletişimde veya şirket dışı iletişiminde çok etkilidir. Kişiler arasındaki birçok yanlış anlama veya hedeflenen sonuca ulaşılamama e-mail yazmada karşılaşılan iletişim hatalarından kaynaklanabilmektedir. Bu birçoğumuzun başına gelmiştir. Kimi zaman biz istediklerimizi anlatamadığımızı ifade etmişizdir, kimi zaman da karşı taraftan gelen mailleri yorumlamakta zorlanmışızdır. Ancak etkili e-mail yazmak mümkündür ve hiç de zor değildir. Sadece bunu nasıl yapmamız gerektiğini bilmeliyiz.

Etkili mail yazma becerisinde izlenecek noktalar şunlardır;

  • Güçlü, açık fikirler ve özel detayların bulunması
  • Kolayca izlenebilen bir içerikle sunulmuş anlaşılabilir organizasyonlar
  • Anlatılmak istenenin samimiyetle ve bilgilendirici bir şekilde ifade edilmesi
  • Anlamaya yardımcı olacak kesin, dikkatli ve titizlikle kullanılmış kelimelerin yer alması
  • Okuyanın ilgisini çekecek, düzgün ve dikkatli cümleler kurulması
  • Noktalama işaretlerine ve imla kurallarına uyulması, imla hatalarına dikkat edilmesi
  • Cazip, çekici ve açık mesajların verilmesi

E-mail yazma uygulamaları ve politikaları

E-Mail yoluyla kurulan iletişim iş hayatının olmazsa olmazıdır. Doğru ve güzel yazılmış bir mail, profesyonel bir imaj oluşturur, etkileşimi artırır ve sorumluluk sahibi olduğunuzu gösterir. Ancak kötü yazılmış bir mail sizi küçük düşürebilir, kafa karıştırabilir, yanlış anlaşılmanıza yol açabilir. Tüm çalışanlar mail gönderirken ve mail kabul ederken aşağıdaki, iş ortamında kullanılan e-mail uygulamalarını izleyebilirler.

İş Hayatındaki 10 Temel E-Mail Uygulaması

1. Bir Beyaz Tahtada Mesajınızı Hayal Edin: Şirket çalışanları, hem şirket içi, hem de şirket dışı mailleşmelerde sıklıkla kafa karıştırıcı ve hatalarla dolu maillerle karşılaşırlar. Kimse kafa karıştırıcı ve anlaşılmaz mailler okumak istemez. Bu nedenle mail yazarken önce mutlaka bir taslağı oluşturulmalı ve sanki bir beyaz tahtada yazılanlar hayal edilmeli.

2. Unutulmamalıdır ki Şirket Yazışmaları ve Mail sistemi Şirketin Mülkiyetindedir: Şirket bilgisayarlarından gönderilen bütün mailler teknik olarak şirket mülkiyetinde sayılır. Bu nedenle, tüm iletiler, gönderen ve alıcı dışındaki başka şirket çalışanları tarafından görüntülenebilir ve açıklanabilir. Özellikle de bilgi işlem çalışanları tarafından takip edilebilirler.

3. Saldırgan Yorumlardan ve Açıklamalardan Kaçının: Hakaret içeren, küçük düşürücü, açık saçık, saldırgan yorumlar, açıklamalar, anlatımlar, ithamlar asla şirket maillerinde yer almamalıdır. Bunlar şaka bile olsa kabul edilemez.

4. Tüm İletinizi Göndermeden Önce Mutlaka Okuyun: Bir mail tamamlandıktan sonra, gönderici tarafından hataları ve anlaşılırlığı gözden geçirilmelidir.

5. İletinizi Göndermeden Önce Gizli Bilgi Olup Olmadığını Gözden Geçirin: Çünkü mailler alıcılardan başka kişiler tarafından da okunabilirler. E-maillerde şifreler ve gizli bilgiler paylaşılmamalı ve kullanılmamalıdır.

6. Duygu İfadeleri İçeren İkonları ve İşaretleri ( :) vb. ) Kullanmaktan Kaçının: Kişisel bir e-mail bile olsa, şirketin mail adresinden yazarken, duygu ifadeleri içeren ikonları ve işaretleri kullanmak profesyonelce olmaz ve bir iş maili ile karışarak, karışıklığa neden olabilir.

7. Mesajınızı Profesyonel Çerçevede Tutun: Güçlü duygular içeren mail mesajları genellikle yanlış yorumlanabilir. İş yazışmalarında birden fazla ünlem işareti kullanılmamalıdır. Kelimelerin tüm harfleri büyük harf ile yazılmamalıdır. Tahrik edici ibarelere veya aşırı duygusal bir dile yer verilmemelidir.

8. Bir Mesajı Tekrar Başkalarına Göndermeden Önce Dikkatle Düşünün: Eğer maili gönderen esas kişi, aynı iletiyi başkalarına da göndermek isteseydi bunu yapardı. Herhangi bir şüphe varsa, başkalarına bu ileti gönderilmeden önce, maili yazan kişinin de iznini almak iyi olabilir.

9. Mesaj Bir Akış İçermelidir: Orijinal mesajda bulunması gereken tercihler e-mail ayarlarından düzenlenmelidir. Böylece her bir mesaj gönderiminde, tüm adımda ayarlanan bilgiler kaydedilmiş olur ve tekrar tekrar bu bilgilerin yazılması gerekmez (dijital imza vb.).

10. Cevaplama Sorumluluğu: İnsanlar genellikle gönderdikleri maillere karşılık kısa bir cevap beklerler. Alıcılar gelen mesajı 24 saat içinde cevaplamaya çalışmalıdırlar. Aslında bunun ideali mesajın gönderildiği iş gününde cevaplanmasıdır. Ayrıca, gelen mail cevaplanırken, maildeki her bir sorunun cevaplandığından emin olunmalı ve gereksiz açıklamalardan kaçınılmalıdır.

E-Mail Uyarı Yasası

Birçoğumuz kurumsal şirketlerden gelen maillerin altında, genellikle açık renkle ve küçük puntolarla yazılmış uzun bir paragraf görürüz. Çoğunlukla da bu paragrafı okumayız. Ancak bu paragraf ilgili şirket için oldukça önemli ve koruyucu bir niteliğe sahiptir. Çünkü e-mail yoluyla şirkete gelebilecek her türlü zararı ve yasal sorumluluk altına sokacak durumu yine yasal olarak hafifletmeye yarar. Eğer şirket olarak, sizin hala bir uyarı yasanız yoksa ve mail sisteminizde bu uyarı yasası yer almıyorsa, aşağıdaki bilgiler sizin için bir örnek teşkil edebilir.

Bir şirketin e-mail uyarı yasasını kullanmak için en az beş nedeni vardır.

1. Çalışan Yükümlülüğü: Bir şirket çalışanlarının tüm yaptıklarından eninde sonunda sorumlu olacaktır. Ancak uyarı yasası bu sorumluluğun büyüklüğünü azaltmaya yardımcı olabilir. Örnek: Bu e-posta iletisinde açıklanan görüş ve fikirler yazara aittir ve bu şirketin görüşlerini temsil etmemektedir. Örnek: Şirket politikaları çalışanlarına, şirketi karalayıcı ifadeleri kullanmalarını yasaklar. Şirket kullanılan bu tür ifadelerin hiçbirinden sorumlu değildir ve ilgili çalışan gelebilecek herhangi bir zarardan şahsen sorumlu olacaktır.

2. Gizlilik: Eğer bir e-mail gizli bilgiler içeriyorsa, uyarı yasası, okuyucuyu bu gizli bilgiden dolayı yasal olarak bağlayıcı kabul etmek için kullanabilir. Örnek: Bu e-mail gizli bilgiler içerir ve sadece gönderilen kişi tarafından okunmalıdır. Eğer bu mailin gönderildiği kişi değilseniz ve hatayla bu maili kabul ettiyseniz, lütfen acil olarak durumu maili gönderen kişiye bildiriniz ve sisteminizden bu maili siliniz. Bu bilgilerin açıklanması, kopyalanması veya dağıtılması kesinlikle yasaktır.

3. Sözleşmeler: Çalışanların e-mail yoluyla, farkında olmadan veya yanlışlıkla herhangi bir sözleşmeyi kabul etmelerini kesinlikle önlemek için oluşturulan bir uyarıdır. Bu uyarı sayesinde maildeki sözleşme hiçbir şekilde şirketi bağlamaz. Örnek: Bu e-mail mesajı KMK Bilgi Teknolojileri A.Ş. namına bağlayıcı bir anlaşma teşkil etmez.

4. Virüsler: Eğer bir çalışan, virüs içeren bir maili başka bir şirkete gönderirse, uyarı yasası şirketin kendini korumasına yardımcı olabilir. Örnek: KMK Bilgi Teknolojileri A.Ş., bu mesajın bir bilgisayar virüsü taşımaması için gereken tüm önlemleri almıştır. Bu mailden dolayı oluşabilecek hiçbir zarar şirket yükümlülüğünde değildir. Bir başka önlem olarak, mail yoluyla gelen her türlü ek dosyayı, tekrar virüs kontrolünden geçirmenizi öneririz.

5. İletişim Yükümlülüğü: Yasal olarak, şirket mailinden atılan her bir öneri şirketin sorumluluğundadır. Ancak bu uyarı yasası dahilinde, şirketin sorumluluğu en aza indirilebilir. Örnek: KMK Bilgi Teknolojileri A.Ş., herhangi bir çalışanın e-mail yolu ile üçüncü bir şahsa verdiği öneri sonucunda yapılan hareket veya işlemlerin, işe yaramaması veya zarara yol açması durumunda sorumluluk kabul etmez. Bu öneri personelin şahsına aittir. 

Politikaları Uygulamak

Tüm çalışanlara e-mail politikasının bir kopyası verilir. İşe yeni başlayan çalışanlara uyum sürecinde (oryantasyon) mutlaka bu politika öğretilir. Tüm çalışanlar kendilerine verilen e-mail politikasını okurlar, okuduklarına ve uygulayacaklarına dair tarih atarak imzalarlar. İmzalanan bu kâğıtlar personel dosyalarına eklenir.

Yorumlar

DİĞER İÇERİKLER